Thiết bị, phụ kiện, nội thất và ứng dụng trong công trình thường chiếm một phần không nhỏ trong tổng dự toán. Đội ngũ chúng tôi từng đồng hành cùng một đội thi công gặp chuyện khá đau đầu khi quyết toán cuối công trình lệch xa so với dự toán ban đầu. Nguyên nhân không nằm ở vật liệu thô. Phần lớn đến từ những khoản thiết bị và nội thất phát sinh giữa chừng, nhưng chưa được cập nhật vào sổ sách kịp thời. Bạn có thể nghĩ đây chỉ là lỗi nhỏ. Tuy nhiên, khi cộng dồn lại, nó đủ làm sai lệch toàn bộ báo cáo tài chính của dự án.
Vì sao thiết bị và nội thất dễ bị ghi nhận thiếu
Khác với vật liệu xây dựng cơ bản, thiết bị và nội thất có chủng loại rất đa dạng. Mỗi món có giá riêng, và thời điểm mua cũng khác nhau. Một bộ đèn, một tủ bếp hay một hệ thống thiết bị vệ sinh có thể được đặt qua nhiều đợt, từ nhiều nhà cung cấp. Mỗi lần như vậy lại sinh thêm một hóa đơn.
Sự phân tán này khiến việc nhầm hạng mục hoặc bỏ sót chứng từ trở nên dễ xảy ra. Nếu không có quy trình theo dõi ngay từ đầu, đến lúc tổng hợp, kế toán phải lục lại hàng loạt giấy tờ rời rạc. Việc đối chiếu chính xác lúc đó gần như là một cuộc săn tìm.
Vì vậy, chúng tôi thường khuyên các đội thi công và chủ đầu tư quy mô vừa và nhỏ thiết lập hệ thống theo dõi ngay khi công trình khởi công. Mỗi hạng mục nên có một mã riêng, kèm dự toán, hóa đơn và tiến độ mua sắm. Làm như vậy, kế toán có thể đối chiếu bất cứ lúc nào, thay vì dồn toàn bộ công sức vào giai đoạn cuối.
Ba nhóm hạng mục cần kiểm soát chặt
Thiết bị lắp đặt cố định
Đây là nhóm có giá trị lớn nhất, gồm hệ thống điện, cấp thoát nước, điều hòa trung tâm và thang máy. Vì được lắp đặt cố định, sau khi hoàn thiện rất khó kiểm tra lại từng món. Bạn nên ghi nhận đầy đủ hóa đơn, biên bản nghiệm thu và thông số kỹ thuật ngay khi phát sinh. Đừng chờ đến lúc bàn giao mới đi tìm lại.
Phụ kiện và nội thất hoàn thiện
Giai đoạn hoàn thiện thường xuất hiện rất nhiều khoản nhỏ như tay nắm cửa, ổ cắm, bồn rửa, kệ tủ hay rèm cửa. Từng khoản riêng lẻ không đáng kể, nhưng cộng lại thành con số khiến nhiều người giật mình. Chúng tôi khuyên gom các khoản này theo từng đợt mua sắm, thay vì để dồn đến cuối công trình. Cách làm này giúp phát hiện sai lệch sớm hơn nhiều.
Chi phí phát sinh khi thay đổi thiết kế
Đây là nguồn gây lệch dự toán nhiều nhất trong thực tế. Khi chủ đầu tư đổi loại thiết bị hoặc nội thất giữa chừng, chi phí thường tăng hoặc giảm so với kế hoạch ban đầu. Kế toán cần ghi rõ phần chênh lệch, kèm lý do thay đổi và văn bản chấp thuận. Có như vậy, báo cáo cuối công trình mới phản ánh đúng thực tế và tránh tranh cãi về sau.
Vai trò của kế toán trong kiểm soát chi phí
Kế toán không chỉ làm nhiệm vụ ghi sổ. Người làm kế toán công trình cần đối chiếu hóa đơn và hợp đồng với tình hình thi công thực tế theo định kỳ, không nên đợi đến cuối mới làm một lần. Khi đối chiếu đều đặn, những chênh lệch bất thường sẽ lộ ra sớm, và có thể xử lý trước khi sai sót tích tụ thành một khoản lớn khó gỡ.
Chúng tôi cũng khuyến khích lập báo cáo chi phí theo từng giai đoạn thi công. Báo cáo theo giai đoạn giúp chủ đầu tư và bộ phận kế toán cùng nắm tình hình theo thời gian thực. Nếu có hạng mục vượt dự toán, bạn có thể điều chỉnh ngân sách ngay thay vì phát hiện khi đã quá muộn.
Một thói quen khác đáng xây dựng là lưu trữ chứng từ có hệ thống. Phân loại hóa đơn theo nhóm thiết bị và nội thất ngay từ đầu giúp việc tổng hợp nhanh hơn. Khi cần giải trình với chủ đầu tư hay kiểm toán, bạn sẽ không phải lục tìm trong đống giấy tờ lộn xộn. Để hoàn thiện khâu quyết toán, bạn cũng có thể tham khảo thêm cách hạch toán dự phòng bảo hành công trình sau bàn giao.
Lưu ý thực tế khi phân bổ chi phí dùng chung
Nhiều thiết bị thi công như máy trộn, giàn giáo hay máy cắt không chỉ phục vụ một hạng mục. Khi đó, kế toán cần phân bổ chi phí hoặc khấu hao theo tỷ lệ sử dụng thực tế. Nếu phân bổ tùy tiện, số liệu từng hạng mục sẽ sai và rất khó giải trình. Bạn có thể xem cách kế toán phân bổ khấu hao thiết bị thi công dùng chung để làm đúng ngay từ đầu.
Ngoài ra, đừng quên các khoản vận chuyển và lắp đặt đi kèm thiết bị. Những chi phí này thường bị bỏ quên trong dự toán, nhưng khi tổng hợp lại chiếm một phần đáng kể. Nên ghi nhận riêng để tránh nhầm lẫn với giá mua, đồng thời giúp so sánh giữa các nhà cung cấp rõ ràng hơn.
Một điểm nữa cần chú ý là chứng từ của nhà thầu phụ. Khi thiết bị do bên thứ ba cung cấp và lắp đặt, hóa đơn có thể đứng tên nhiều đơn vị khác nhau. Kế toán nên yêu cầu đầy đủ hợp đồng, biên bản bàn giao và phiếu xuất nhập ngay từ đầu, để tránh tình trạng thiếu căn cứ khi quyết toán.
Nếu muốn hình dung rõ hơn những hạng mục cần theo dõi, bạn có thể tham khảo các nhóm thiết bị và nội thất công trình đang được sử dụng phổ biến hiện nay.
Kết luận
Theo dõi sát chi phí thiết bị và nội thất giúp kế toán kiểm soát ngân sách minh bạch hơn, đồng thời hạn chế sai lệch trong suốt quá trình thi công. Chúng tôi khuyên bạn nên xây dựng quy trình theo dõi ngay từ đầu công trình. Làm như vậy sẽ dễ hơn nhiều so với việc phải rà lại toàn bộ chứng từ phát sinh khi đã tổng kết.