Khi nói đến chi phí, báo giá và vật liệu xây dựng, kế toán công trình thường gặp cùng một tình huống. Báo giá được lập ngay đầu dự án dựa trên mặt bằng giá lúc ký hợp đồng. Vài tháng sau, giá thép, xi măng hay gỗ đã nhích lên. Con số ban đầu lúc này không còn phản ánh đúng chi phí thực tế.
Với công trình kéo dài nhiều tháng, phần chênh lệch cộng dồn khá nhanh. Bạn có thể không để ý từng đợt tăng nhỏ. Nhưng khi nhìn lại toàn bộ, con số đã lớn hơn nhiều so với dự kiến. Nếu không có cơ chế điều chỉnh từ đầu, lợi nhuận của nhà thầu sẽ bị bào mòn dần mà không ai kịp nhận ra. Vấn đề không hẳn nằm ở việc giá tăng. Nó nằm ở chỗ hợp đồng chưa được chuẩn bị để hấp thụ việc giá tăng đó.
Báo giá lập từ đầu dự án có thể lệch xa thực tế khi giá vật liệu tăng giữa chừng
Một báo giá tốt không nhất thiết phải là báo giá rẻ nhất. Quan trọng hơn, nó cần sát với chi phí sẽ thực sự phát sinh. Khi thị trường vật liệu biến động, một báo giá cố định rất nhanh chóng trở thành con số chỉ còn nằm trên giấy. Kế toán nào từng đối chiếu bảng dự toán với hóa đơn thực tế sẽ thấy rõ điều này. Khoảng cách giữa hai con số ấy thường không đến từ sai sót tính toán. Nó đến từ việc thị trường đã đi xa hơn mốc giá ban đầu.
Chúng tôi từng theo dõi một công trình nhà xưởng quy mô nhỏ. Lúc ký hợp đồng, giá tôn lợp mái còn ở mức thấp. Đến giữa tiến độ, giá đã tăng đáng kể. Đội kế toán phải mất hơn một tháng mới thống nhất được phần điều chỉnh với chủ đầu tư, vì trong hợp đồng không có điều khoản nào làm căn cứ. Quá trình trao đổi qua lại khiến tiến độ bị ảnh hưởng và tâm lý hai bên đều căng thẳng.
Bài học rút ra khá rõ ràng. Sự lệch giá không phải lỗi của ai, nhưng cách xử lý sẽ quyết định dự án có êm xuôi hay không. Nếu đã chuẩn bị sẵn cơ chế, mọi thứ sẽ đơn giản hơn nhiều. Bạn không cần đoán trước giá sẽ đi đâu. Bạn chỉ cần biết mình sẽ làm gì khi nó đi.
Chi phí, báo giá và vật liệu xây dựng cần cơ chế điều chỉnh linh hoạt theo thị trường
Điều khoản trượt giá nên đưa vào hợp đồng ngay từ đầu
Chúng tôi luôn khuyên các đơn vị thi công đưa điều khoản trượt giá vào hợp đồng ngay khi ký kết. Đừng chờ đến lúc giá vật liệu đã nhảy mạnh mới bắt đầu đàm phán, vì khi đó cả hai bên đều đã có định kiến. Điều khoản này thường ghi rõ ngưỡng biến động bao nhiêu phần trăm thì hai bên sẽ ngồi lại để điều chỉnh báo giá. Ngưỡng nên được tính dựa trên một mốc tham chiếu cụ thể, chẳng hạn bảng giá của một đơn vị uy tín hoặc một chỉ số công bố định kỳ mà cả hai bên cùng chấp nhận.
Nhờ có điều khoản này, nhà thầu lẫn chủ đầu tư đều có căn cứ rõ ràng khi tình huống phát sinh. Tranh chấp kéo dài thường có thể được hạn chế ngay từ đầu. Bạn không cần soạn một điều khoản quá phức tạp. Miễn là các mốc và cách tính được ghi rõ, và đã được cả hai bên đọc kỹ trước khi ký, điều khoản đó đã làm đúng vai trò của nó.
Theo dõi giá vật liệu định kỳ để cập nhật báo giá kịp thời
Có điều khoản tốt vẫn chưa đủ. Kế toán còn cần thói quen theo dõi giá đều đặn. Tùy mức độ biến động của thị trường, bạn có thể cập nhật hàng tuần hoặc hàng tháng. Các nhóm vật liệu chính như thép, xi măng, gỗ xây dựng và tôn lợp mái nên được ghi lại trong một bảng theo dõi riêng, kèm ngày tháng và nguồn tham chiếu.
Làm như vậy giúp phát hiện chênh lệch sớm. Nếu chỉ kiểm tra khi một hạng mục lớn đã thi công xong, chi phí thực tế thường đã vượt dự toán, và lúc đó việc xử lý khó hơn nhiều. Một bảng theo dõi đơn giản làm bằng Excel cũng đủ tạo ra khác biệt này. Điều quan trọng là duy trì đều đặn, không làm một lần rồi bỏ.
Nếu bạn cần so sánh mặt bằng giá theo từng thời điểm, có thể tham khảo giá vật liệu tôn lợp mái. Các số liệu tham khảo chỉ mang tính gợi ý, bạn vẫn nên đối chiếu với báo giá thực tế của nhà cung cấp tại thời điểm làm việc.
Khi nào nên đàm phán lại với khách hàng về phần chênh lệch chi phí
Nhiều đơn vị thi công thường dự đoán sai và chờ đến khi công trình gần xong mới nêu vấn đề chênh lệch. Đến lúc đó, số tiền thường quá lớn so với ngân sách còn lại, và cả hai bên đều khó xoay xở. Chúng tôi khuyên bạn nên trao đổi ngay khi mức biến động vượt ngưỡng đã thỏa thuận. Đồng thời, hãy mang theo số liệu cụ thể về giá thị trường tại thời điểm đó.
Việc so sánh rõ ràng giữa giá lúc ký hợp đồng và giá hiện tại giúp khách hàng dễ chấp nhận điều chỉnh hơn. Khi con số có căn cứ, cuộc đàm phán bớt cảm giác áp đặt và minh bạch hơn nhiều. Bạn nên ghi lại biên bản thống nhất làm căn cứ cho bước quyết toán sau này, kèm chữ ký của người có thẩm quyền ở cả hai phía.
Checklist kế toán cần chuẩn bị khi giá vật liệu biến động mạnh
Khi nhận thấy giá biến động mạnh, việc đầu tiên là rà soát lại toàn bộ chứng từ mua vật liệu đã phát sinh. Đối chiếu từng khoản với báo giá ban đầu để biết chênh lệch nằm ở hạng mục nào. Số liệu này vừa phục vụ đàm phán, vừa là căn cứ quan trọng khi quyết toán, giúp tránh tranh cãi về con số ở giai đoạn cuối.
Kế toán cũng nên cập nhật lại dự báo chi phí cho phần việc còn lại dựa trên xu hướng giá hiện tại. Dự toán cũ đã lỗi thời sẽ khiến ban lãnh đạo đưa ra quyết định dòng tiền sai hướng. Lưu trữ đầy đủ báo giá theo từng thời điểm cũng là cách để giải trình khi cần, đặc biệt với dự án lớn và thi công dài, nơi biến động có thể lặp lại nhiều lần.
Để hiểu rõ hơn về cách phân loại chi phí khi lập dự toán, bạn có thể đọc thêm bài phân biệt chi phí trực tiếp và gián tiếp khi dự toán xây dựng. Bài các sai lầm thường gặp về chứng từ kế toán cũng hữu ích khi bạn rà soát lại hồ sơ mua vật liệu.