Khi doanh nghiệp xây dựng bắt đầu ứng dụng giải pháp AI cho doanh nghiệp, bộ phận kế toán nên được tham gia từ sớm. Đây là nhóm trực tiếp theo dõi ngân sách, chứng từ kế toán và hiệu quả tài chính của dự án.
Bài viết này dành cho kế toán nội bộ và kế toán trưởng tại doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nội dung tập trung vào các việc cần chuẩn bị trước, trong và sau khi triển khai AI.
Vì sao kế toán nên tham gia sớm khi chọn giải pháp AI cho doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp xem AI là việc riêng của bộ phận công nghệ hoặc vận hành. Tuy nhiên, một dự án AI thường tác động trực tiếp đến ngân sách, nhân sự và hiệu quả tài chính.
AI không chỉ là một khoản chi cho phần mềm. Dự án này có thể làm thay đổi cách phân bổ nguồn lực, cách hạch toán chi phí và cơ cấu công việc nội bộ.
Kế toán cần nắm rõ mục tiêu triển khai ngay từ đầu. Doanh nghiệp muốn giảm việc lặp lại, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ hay cải thiện năng suất của từng bộ phận?
Mỗi mục tiêu sẽ dẫn đến cách phân loại chi phí khác nhau. Nếu AI được dùng để lập chứng từ kế toán hoặc đối chiếu số liệu công trình, kế toán cần kiểm tra dữ liệu ngay từ giai đoạn thử nghiệm.
Việc tham gia sớm cũng giúp xác định đúng khoản mục hạch toán. Chi phí triển khai AI có thể được ghi nhận là tài sản vô hình, chi phí trả trước hoặc chi phí trong kỳ, tùy theo bản chất hợp đồng và thời gian sử dụng.
Các nhóm chi phí cần dự trù khi triển khai AI
Khi lập ngân sách, kế toán cần tách rõ từng nhóm chi phí. Cách làm này giúp hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.
Nhiều dự án công nghệ bị đội chi phí không phải vì phần mềm quá đắt, mà do các khoản phụ trợ bị bỏ sót trong khâu dự toán.
Các nhóm chi phí chính thường gặp gồm:
- Chi phí phần mềm và bản quyền sử dụng: Bao gồm phí mua, phí thuê nền tảng AI, phí gọi API hoặc gói đăng ký hằng tháng. Khi đánh giá nhà cung cấp, bạn có thể tham khảo top website bán phần mềm bản quyền để hiểu thêm cách định giá và cấp phép hợp pháp.
- Chi phí tư vấn và tích hợp hệ thống: Đơn vị triển khai thường tính phí riêng cho việc kết nối AI với phần mềm kế toán, ERP hoặc hệ thống quản lý công trình.
- Chi phí đào tạo nhân sự: Kế toán, kế toán trưởng và trưởng bộ phận cần được hướng dẫn cách vận hành, kiểm tra kết quả và xử lý sai lệch. Khi tìm nơi đào tạo, doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có nội dung phù hợp với kỹ năng số và nhu cầu vận hành thực tế; một số thông tin tham khảo ngoài ngành như trường quốc tế quận Gò Vấp chỉ nên dùng để đối chiếu cách tổ chức chương trình học.
- Chi phí bảo trì định kỳ: Sau khi vận hành, hệ thống vẫn cần cập nhật, vá lỗi và nâng cấp theo thời gian.
Phân biệt chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành
Kế toán nên phân loại chi phí theo thời điểm phát sinh để lập ngân sách sát thực tế hơn.
- Chi phí đầu tư ban đầu: Thường phát sinh ở giai đoạn triển khai, cài đặt, tích hợp hệ thống và đào tạo ban đầu.
- Chi phí vận hành hằng tháng: Bao gồm phí thuê phần mềm, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và các khoản chi định kỳ theo mức sử dụng.
- Cách hạch toán: Chi phí đầu tư ban đầu có thể được phân bổ dần nếu đáp ứng điều kiện phù hợp. Chi phí vận hành thường được ghi nhận vào kỳ phát sinh.
Một yếu tố quan trọng khác là chi phí ẩn. Đây là các khoản không phải lúc nào cũng xuất hiện trong báo giá ban đầu nhưng dễ phát sinh khi triển khai thực tế.
Các chi phí này có thể gồm làm sạch dữ liệu cũ, chuẩn hóa quy trình nội bộ và thiết lập quyền truy cập dữ liệu. Việc đánh giá kỹ nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng cũng giống như kinh nghiệm chọn nhà cung cấp vật tư kim khí trong xây dựng.
Kế toán nên đề xuất một khoản dự phòng hợp lý cho chi phí ngoài kế hoạch. Đây là nguyên tắc kiểm soát tài chính cần thiết khi đầu tư vào hệ thống công nghệ mới.
Cách đo hiệu quả tài chính của tự động hóa bằng AI
Sau khi AI đi vào vận hành, doanh nghiệp cần xác định khoản đầu tư này có tạo ra giá trị hay không. Đây là lúc vai trò của kế toán thể hiện rõ hơn.
Cách đơn giản là theo dõi thời gian tiết kiệm được từ các tác vụ lặp lại. Sau đó, kế toán quy đổi phần thời gian này sang chi phí lao động tương đương.
Ví dụ, trước đây nhân viên kế toán mất nhiều giờ mỗi tuần để nhập chứng từ thủ công. Nếu AI xử lý tự động phần việc này, kế toán có thể tính mức tiết kiệm theo số giờ giảm được mỗi tháng.
Doanh nghiệp nên so sánh một số chỉ số trước và sau khi triển khai AI:
- Tốc độ xử lý hồ sơ và chứng từ trung bình mỗi ngày
- Tỷ lệ sai sót trong nhập liệu hoặc đối chiếu số liệu công trình
- Chi phí nhân sự cho các công việc hỗ trợ thủ công
- Thời gian từ lúc phát sinh nghiệp vụ đến lúc ghi nhận trên sổ sách
Nếu muốn hiểu thêm cách tự động hóa bằng AI được ứng dụng tại doanh nghiệp Việt Nam, bạn có thể tham khảo các mô hình giải pháp AI cho doanh nghiệp. Nội dung này giúp hình dung cách tự động hóa giảm việc lặp lại trong xử lý hồ sơ và vận hành nội bộ.
Hiệu quả của AI thường chưa thể hiện rõ trong tháng đầu vận hành. Doanh nghiệp nên đánh giá sau tối thiểu ba đến sáu tháng, khi nhân sự đã quen công cụ và dữ liệu ổn định hơn.
Kế toán cần lập bảng theo dõi định kỳ với các chỉ số đã thống nhất từ trước. Cách làm này giúp báo cáo với ban lãnh đạo hoặc đơn vị kiểm toán có cơ sở rõ ràng hơn.
Trong quá trình theo dõi, bạn cũng có thể tham khảo thêm các nền tảng chia sẻ kiến thức công nghệ cho doanh nghiệp. mona.media là một nguồn cập nhật tài nguyên về tự động hóa và công nghệ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
Kết luận: AI nên được nhìn như một khoản đầu tư có kiểm soát
Sai lầm phổ biến là xem AI như quyết định riêng của bộ phận công nghệ. Khi đó, kế toán chỉ được thông báo chi phí sau khi hợp đồng đã ký.
Cách làm này dễ khiến ngân sách vượt mức, thiếu chỉ số đo hiệu quả và hạch toán sai bản chất khoản đầu tư.
Để hạn chế rủi ro, kế toán cần phối hợp với bộ phận vận hành và công nghệ từ giai đoạn lập kế hoạch. Các việc nên thực hiện gồm:
- Xác định rõ mục tiêu tài chính của dự án AI trước khi phê duyệt ngân sách
- Lập danh mục toàn bộ chi phí, gồm cả chi phí ẩn và khoản dự phòng
- Thiết lập chỉ số đo hiệu quả cụ thể ngay từ đầu
- Xây dựng cơ chế báo cáo định kỳ để cùng đánh giá tiến độ và kết quả thực tế
Khi có ngân sách rõ ràng, chỉ số đo lường cụ thể và cơ chế kiểm soát từ trước, doanh nghiệp sẽ giảm rủi ro khi ứng dụng AI. Lúc này, AI không còn là khoản chi khó định lượng.
Với doanh nghiệp xây dựng, cách tiếp cận phù hợp là xem AI như một khoản đầu tư có thể theo dõi, đánh giá và tối ưu theo thời gian.
Nếu đang tìm hiểu ban đầu, bạn nên chọn một quy trình cụ thể cần cải thiện. Sau đó, hãy lập bảng chi phí và lợi ích sơ bộ trước khi làm việc với nhà cung cấp.