Cuối quý, một buổi chiều chúng tôi không bao giờ quên được. Chị kế toán trong nhóm mở ngăn tủ và thấy mấy tập chứng từ gốc đã ngả vàng, mép giấy dính lại vì ẩm. Cửa phòng đóng gần như cả ngày, máy lạnh chạy liên tục nhưng bộ lọc thì đã lâu không thay. Không khí nặng nề, có mùi ẩm mốc nhẹ. Đến cuối giờ chiều, cả nhóm đều đau đầu và uể oải, không ai còn đủ sức để đối chiếu thêm một dòng sổ nào nữa.
Chuyện nghe có vẻ nhỏ, nhưng nó cho thấy hai thứ tưởng như không liên quan lại gắn chặt với nhau. Một là an toàn cho tài sản và chứng từ. Hai là sức khoẻ và hiệu suất của người làm việc. Bài này đi qua cả hai, từ chuyện két sắt đến chuyện không khí, theo đúng cách chúng tôi vẫn tư vấn cho các doanh nghiệp nhỏ và các phòng kế toán nội bộ mỗi ngày.
Vì sao phòng kế toán cần cả két sắt lẫn không khí sạch
Phòng kế toán giữ những thứ rất dễ mất mà lại rất khó làm lại: chứng từ gốc, con dấu, tiền quỹ. Một tờ hoá đơn bị cháy hay ẩm không chỉ là mất một tờ giấy. Nó có thể kéo theo việc xin xác nhận lại từ đối tác, mất thời gian đối chiếu, và trong nhiều trường hợp còn làm chậm khoản tiền đang chờ thanh toán.
Không khí cũng là một phần của chuyện bảo quản. Bụi mịn, mùi lạ và độ ẩm cao khiến giấy hút nước và tạo điều kiện cho nấm mốc. Người ngồi trong phòng kín cả ngày lại chịu thêm mệt mỏi và khó tập trung. Vì vậy, khi nói đến phòng kế toán đạt chuẩn, chúng tôi luôn nhắc cả hai việc: giữ chứng từ và giữ không khí.
Chọn két sắt văn phòng để lưu chứng từ và tiền quỹ
Két sắt là nơi cất những thứ quan trọng nhất khi có sự cố. Vỏ thép dày giúp chống cạy phá, còn lớp vật liệu chống cháy bên trong giữ giấy tờ khi hoả hoạn xảy ra. Đây là lớp bảo vệ mà một tủ hồ sơ thông thường không có.
Với doanh nghiệp nhỏ, một két cỡ vừa đặt dưới gầm bàn hoặc góc tường thường là đủ. Nếu doanh nghiệp có nhiều con dấu và tiền mặt, nên cân nhắc loại có ngăn riêng và khoá kép. Khi chọn, bạn nên xét ba điểm: khả năng chống cháy ghi trên nhãn, cơ chế chống cạy phá và kiểu khoá.
Về khoá, khoá điện tử mở nhanh nhưng cần pin dự phòng, nếu hết pin mà không có cách mở khác thì rất phiền. Khoá cơ không phụ thuộc điện, nhưng dễ lộ nếu người giữ chìa không cẩn thận. Không có loại nào hoàn hảo tuyệt đối. Quan trọng là chọn loại phù hợp với cách phòng bạn vận hành hằng ngày.
Vị trí đặt két cũng quan trọng không kém. Nên chọn nơi người phụ trách dễ tiếp cận nhưng khách ra vào không nhìn thấy mã số. Tránh góc ẩm thấp hoặc gần nguồn nhiệt như bếp và máy nước nóng.
Quy định bảo quản con dấu và tiền quỹ trong két
Nhiều vụ mất mát không đến từ kẻ trộm bên ngoài mà xuất phát từ thói quen trong nội bộ. Chúng tôi thường khuyên doanh nghiệp định ra vài quy định đơn giản, nhưng quan trọng là phải thực sự được thực hiện.
- Chỉ định rõ người giữ chìa khoá và người biết mã số, không để một người nắm giữ cả hai.
- Ghi nhật ký mỗi lần mở két, gồm ngày giờ, người mở và lý do.
- Tách con dấu, tiền mặt và chứng từ gốc vào các ngăn khác nhau.
- Kiểm kê định kỳ và đối chiếu với sổ sách, tốt nhất theo tháng.
Điểm mấu chốt là sự đều đặn. Một quy định viết ra nhưng không ai theo dõi thì cũng giống như không có. Nên giao việc kiểm tra nhật ký cho một người không trực tiếp giữ chìa khoá, để có sự đối soát chéo. Chúng tôi từng thấy một đơn vị chỉ sau vài tháng áp dụng cách này đã phát hiện một lần mở két không có ghi chép, và từ đó họ siết lại quy trình ngay.
Sắp xếp chứng từ trong két theo thời hạn lưu trữ
Chứng từ không phải loại nào cũng cần giữ mãi. Có loại phải lưu lâu theo quy định, có loại chỉ vài năm là đủ. Nếu xếp lộn xộn, đến lúc cần tra cứu sẽ mất rất nhiều thời gian.
Cách chúng tôi hay làm là nhóm theo năm trước, rồi theo loại nghiệp vụ, và ghi thời hạn bảo quản lên nhãn từng hộp. Một bảng mục lục dán ở mặt trong cửa két giúp tra nhanh hơn nhiều. Với chứng từ điện tử, nên lưu bản sao song song với bản giấy để đề phòng rủi ro.
Lưu ý là đừng vội coi bản sao có thể thay thế hoàn toàn bản gốc khi chưa kiểm tra quy định hiện hành về hiệu lực của chứng từ điện tử.
Kiểm soát độ ẩm để giữ giấy tờ khô ráo
Giấy hút ẩm rất nhanh. Khi độ ẩm cao và không khí ít lưu thông, giấy mềm đi, dễ bám bụi, và nấm mốc có cơ hội phát triển. Chứng từ ố mốc thường khó đọc và khó được chấp nhận khi có kiểm tra.
Mùi khó chịu, bụi mịn và vi khuẩn cũng ảnh hưởng đến người làm việc. Bạn nên xem xét cải thiện không khí nếu thấy mùi ẩm kéo dài, giấy xuất hiện vết ố mới, người trong phòng hay hắt hơi, hoặc cuối buổi ai cũng mệt như vừa làm việc cả ngày ngoài công trường.
Chọn máy lọc không khí cho phòng kế toán: tiêu chí và công suất
Nhiều người chọn máy lọc theo cảm tính, thấy mẫu đẹp hay giá rẻ là mua. Cách làm đúng hơn là bắt đầu từ diện tích phòng. Công suất lọc, thường ghi bằng m², phải khớp với diện tích thực tế. Chọn máy nhỏ hơn nhu cầu thì máy chạy liên tục mà vẫn không đủ sạch.
Các loại lọc thường gặp gồm lọc thô giữ bụi lớn, lọc HEPA giữ bụi mịn và lọc than hoạt tính khử mùi. Với phòng kế toán, nên ưu tiên loại có cả lọc bụi mịn lẫn khử mùi. Đừng quên độ ồn: phòng có điện thoại và họp nhóm cần máy hoạt động êm, không khiến người ta phải nói to lên.
Đánh giá máy lọc LG AS10GDBY0 cho không gian văn phòng
Máy LG AS10GDBY0 thuộc dòng PuriCare 360 Alpha PET, phù hợp không gian văn phòng vừa và nhỏ. Máy vận hành khá êm nên vẫn có thể dùng khi phòng đang làm việc. Bộ lọc tương đối dễ tháo lắp, việc thay lọc không tốn nhiều công sức.
Trước khi mua, bạn nên kiểm tra diện tích phòng, chi phí thay lọc theo năm và chính sách bảo hành. Nên chọn đơn vị cung cấp có hoá đơn rõ ràng để thuận tiện hạch toán và bảo hành về sau. Nếu đang cân nhắc, bạn có thể tham khảo máy lọc không khí LG AS10GDBY0 cho văn phòng, hoặc xem các sản phẩm tại Gia Bảo Luxhome chính thức để so sánh trước khi quyết định.
Chi phí đầu tư két sắt và máy lọc: cách kế toán ghi nhận
Về mặt kế toán, két sắt và máy lọc không hạch toán giống nhau. Tuỳ giá trị và thời gian sử dụng, mỗi khoản có thể là tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ. Khoản đủ giá trị và thời gian dài thường được trích khấu hao, còn khoản nhỏ có thể ghi chi phí một lần.
Chi phí thay lọc và bảo trì định kỳ là chi phí vận hành, được ghi nhận theo kỳ phát sinh. Với doanh nghiệp nhỏ, nên lập dự toán hằng năm và có người phê duyệt từng khoản chi. Cách này giúp việc trình bày rõ ràng hơn khi có kiểm tra. Nếu thiết bị dùng chung cho nhiều bộ phận, bạn có thể tham khảo cách phân bổ khấu hao thiết bị thi công dùng chung để áp dụng nguyên tắc phân bổ hợp lý.
Sai lầm thường gặp khi trang bị thiết bị cho phòng kế toán
Chúng tôi gặp đi gặp lại vài lỗi này. Đặt két ở chỗ ẩm thấp, sát tường ngoài, khiến giấy vẫn hút ẩm dù két đã kín. Mua máy lọc nhỏ hơn nhu cầu rồi than là không hiệu quả. Quên thay lọc đúng hạn, nên máy vẫn chạy nhưng gần như không lọc được gì nữa.
Điểm chung của những lỗi này là thiếu người chịu trách nhiệm. Chỉ cần gắn một người theo dõi và ghi lịch kiểm tra, phần lớn rủi ro đã giảm đi nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Két sắt văn phòng nên đặt ở vị trí nào trong phòng kế toán?
Nên đặt ở góc khô ráo, tránh gần cửa sổ hướng nắng và xa nguồn nhiệt. Vị trí người phụ trách dễ tiếp cận nhưng không lộ mã số trước khách là hợp lý nhất.
Máy lọc không khí có giúp bảo vệ chứng từ giấy khỏi ẩm mốc không?
Máy lọc không hút ẩm như máy hút ẩm, nhưng giúp không khí lưu thông và giảm bụi bám vào giấy. Kết hợp thông thoáng với kiểm soát độ ẩm, hiệu quả bảo quản sẽ tốt hơn rõ rệt.
Chi phí máy lọc không khí cho phòng kế toán được hạch toán thế nào?
Tuỳ giá trị và thời gian sử dụng, máy có thể là tài sản cố định được trích khấu hao hoặc công cụ dụng cụ. Chi phí thay lọc ghi vào chi phí vận hành theo kỳ phát sinh. Bạn nên tham khảo kế toán thuế để áp dụng đúng quy định hiện hành.
Bao lâu nên thay lọc và kiểm tra két sắt một lần?
Lọc nên thay theo khuyến cáo của nhà sản xuất, thường vài tháng một lần tuỳ mức bụi. Két nên được kiểm tra và đối chiếu sổ sách ít nhất mỗi tháng một lần.
Có cần lưu bản sao điện tử ngoài két sắt không?
Nên có. Bản sao điện tử giúp tra cứu nhanh và phòng khi bản gốc hỏng. Tuy nhiên, hãy kiểm tra quy định về hiệu lực của chứng từ điện tử trước khi thay thế hoàn toàn bản giấy.
Nếu phòng kế toán của bạn đang lo cả chứng từ lẫn không khí, hãy bắt đầu bằng việc đo diện tích phòng và ghi lại tình trạng hiện tại. Từ đó, việc chọn két và máy lọc sẽ dễ dàng hơn nhiều. Chúc bạn có một phòng làm việc gọn gàng, an toàn và dễ thở.