Nhìn bề ngoài, so sánh vật liệu có vẻ đơn giản: đặt hai báo giá cạnh nhau, chọn bên rẻ hơn. Nhưng khi làm việc thực tế, đội ngũ chúng tôi thấy không ít kế toán vướng ngay ở bước này. Giá niêm yết trên báo giá chỉ là điểm xuất phát. Muốn so sánh công bằng, bạn cần biết phải cộng thêm những khoản nào phía sau.
Chúng tôi từng theo dõi một công trình chọn thép nhập khẩu vì đơn giá ban đầu thấp hơn hàng nội địa gần 8%. Khi hàng về đến nơi và cộng đủ phí vận chuyển, thuế và phí lưu kho, phần chênh lệch gần như biến mất. Có tháng, thép nhập khẩu còn đắt hơn. Chuyện này không hiếm, chỉ là ít người kể lại.
Người mới làm việc với vật liệu nhập khẩu thường dễ bỏ sót hơn, vì chi phí nằm rải rác trong nhiều loại chứng từ. Vì vậy, một bảng so sánh đầy đủ luôn đáng làm.
Những khoản cần cộng thêm khi so sánh vật liệu nhập khẩu
Câu hỏi bạn gặp nhiều nhất thường là: ngoài đơn giá, còn phải cộng thêm bao nhiêu? Con số phụ thuộc vào loại vật liệu, quãng đường vận chuyển và cách doanh nghiệp làm thủ tục. Tuy vậy, có vài khoản gần như lô hàng nào cũng gặp, nên nên đưa vào bảng ngay từ đầu.
Vận chuyển, thuế và phí thông quan
Vận chuyển đường biển từ Trung Quốc hay Hàn Quốc về Việt Nam thường tính theo container. Tùy mặt hàng và tuyến đường, một chuyến có thể dao động từ vài chục triệu đến hơn trăm triệu đồng. Thuế nhập khẩu được tính theo mã HS, tức mã số riêng của từng nhóm hàng. Cộng thêm thuế VAT nhập khẩu, hai khoản này có thể chiếm khoảng 10-20% giá trị lô hàng, nên đừng bỏ qua khi lập bảng.
Ngoài thuế còn có phí khai báo hải quan và phí kiểm hóa nếu lô hàng bị kiểm tra thực tế. Một khoản dễ quên hơn là phí lưu container, phát sinh khi hồ sơ chưa hoàn tất đúng hạn. Chúng tôi từng gặp trường hợp bộ hồ sơ thiếu một chứng từ, container nằm ở cảng thêm năm ngày. Tiền lưu bãi cộng dồn lên còn cao hơn cả phần thuế. Trước khi ký hợp đồng, bạn nên nắm rõ thủ tục nhập khẩu vật liệu xây dựng để hạn chế những phát sinh kiểu này.
Một khoản nữa là chênh lệch tỷ giá. Hợp đồng nhập khẩu thường thanh toán bằng ngoại tệ, và tỷ giá lúc đặt cọc có thể khác khá nhiều so với lúc thanh toán cuối. Phần chênh lệch này được cộng thẳng vào giá vốn thực tế.
Hàng nằm kho chờ vẫn tốn tiền
Vật liệu nhập khẩu hiếm khi về đúng ngày cần dùng. Khoảng thời gian từ lúc hàng cập cảng đến lúc đưa vào công trình luôn phát sinh chi phí lưu kho, thường tính theo mét khối hoặc theo tấn. Các khoản thường gặp gồm:
- Phí thuê kho hoặc bãi tập kết khi công trình chưa có chỗ chứa.
- Phí bảo hiểm hàng hóa trong suốt thời gian chờ, nhất là với kính hay thiết bị dễ vỡ.
- Hao hụt do ẩm và cong vênh, đặc biệt với gỗ, ván ép và thạch cao để lâu ngoài trời.
Tiền ứng ra mua vật liệu mà chưa dùng được cũng là một loại chi phí. Vốn nằm im trong kho vẫn phải gánh lãi vay, trong khi công trình chưa tiến thêm được bước nào. Khoản này không xuất hiện trên hóa đơn nào, nên bạn phải tự tính và đưa vào bảng.
Cách lập bảng so sánh chi phí vật liệu đầy đủ
Khi đã liệt kê đủ các khoản phát sinh, việc còn lại là gom chúng vào một chỗ để so sánh. Cách đội ngũ chúng tôi thường dùng là dựng bảng tổng hợp, mỗi phương án một cột, mỗi khoản chi một dòng. Cột vật liệu nhập khẩu gồm đơn giá gốc, vận chuyển, thuế, phí thông quan, lưu kho và hao hụt dự trù. Cột hàng trong nước ít dòng hơn, nhưng đừng quên phí vận chuyển nội địa và phí bốc dỡ.
Có một điểm dễ gây hiểu lầm là VAT nhập khẩu. Khoản này được cộng vào tổng chi phí ban đầu, nhưng phần lớn sẽ được khấu trừ sau đó nếu doanh nghiệp kê khai đúng hạn. Khi so sánh, bạn nên tách riêng dòng VAT được khấu trừ để không đánh giá vật liệu nhập khẩu đắt hơn thực tế. Cách gom chi phí theo từng khoản mục khá gần với nguyên tắc phân bổ và khấu hao chi phí đầu tư mà kế toán vẫn áp dụng cho các hạng mục khác.
Giao hàng trễ cũng là một khoản chi phí
Nếu chỉ so sánh bằng tiền, bảng vẫn thiếu một yếu tố quan trọng là thời gian. Vật liệu trong nước thường giao trong vài ngày. Hàng nhập khẩu có thể mất từ bốn đến tám tuần, tùy tuyến và mùa cao điểm. Một công trình chậm vật liệu hai tuần kéo theo nhân công và máy móc phải đứng chờ, đôi khi còn bị phạt hợp đồng. Thiệt hại này nhiều lúc lớn hơn cả phần tiết kiệm từ giá rẻ.
Hàng đi theo đường nhập khẩu chính ngạch, có đầy đủ thủ tục và tờ khai, thường có lịch giao ổn định hơn. Chúng tôi khuyên thêm một dòng ước tính chi phí chậm tiến độ vào bảng. Con số này khó chính xác tuyệt đối, nhưng có vẫn hơn không.
Chốt phương án và những điều không nên bỏ qua
Một bảng chi phí đầy đủ, cân nhắc cả tiền lẫn thời gian, luôn đáng tin hơn một dòng đơn giá đứng riêng. Chúng tôi khuyên bạn biến bảng này thành mẫu dùng chung cho mọi lần cân nhắc giữa vật liệu nhập khẩu và trong nước, thay vì làm lại từ đầu ở mỗi dự án. Mẫu có sẵn giúp kế toán làm nhanh hơn và ít sót khoản hơn.
Nếu công trình đang cân nhắc nhập khẩu, hãy dành thời gian hỏi kỹ nhà cung cấp về từng khoản phát sinh trước khi ký. Bên cạnh đó, các xu hướng kế toán xây dựng cũng đáng theo dõi thường xuyên. Nắm thông tin sớm sẽ giúp bạn tránh những khoản đội giá bất ngờ về sau.