Kiến thức kế toán và chứng từ trong doanh nghiệp xây dựng nhiều khi chỉ được chú ý khi đã cận kề quyết toán thuế cuối năm. Năm ngoái, một khách hàng xây dựng của chúng tôi từng thấm thía điều này. Anh là nhà thầu ở Bình Dương, ngồi lại văn phòng tới chín giờ mới xong. Trước mặt kế toán trưởng là ba chồng hóa đơn chưa phân loại theo công trình nào. Bảng lương nhân công không khớp với bảng nghiệm thu khối lượng của chủ đầu tư. Anh phải dò lại từng tờ, từng dòng số liệu, trong khi hạn nộp chỉ còn hai tuần.
Nói dễ hiểu, quyết toán thuế cuối năm là bước tổng hợp lại doanh thu và chi phí phát sinh trong năm. Doanh nghiệp làm việc này để xác định số thuế phải nộp thêm, hoặc được hoàn lại. Với công ty xây dựng, việc này phức tạp hơn nhiều ngành khác. Mỗi công trình lại có một bộ chứng từ riêng, kéo dài suốt cả năm.
Quyết toán thuế cuối năm là công việc quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp xây dựng chuẩn bị gấp rút
Một công ty xây dựng bình thường chạy cùng lúc vài công trình. Mỗi công trình có nhà cung cấp vật liệu riêng, đội thi công riêng, tiến độ nghiệm thu cũng khác nhau. Hóa đơn mua thép, mua xi măng, mua ván khuôn dồn về từ nhiều nguồn suốt mười hai tháng. Nếu không sắp xếp theo từng công trình ngay từ đầu, tới cuối năm kế toán phải lục lại toàn bộ. Việc này tốn rất nhiều thời gian, và dễ sót chứng từ.
Chi phí xây dựng nhà xưởng, ví dụ, thường bị tính gộp chung với chi phí sửa chữa văn phòng. Nhầm lẫn này hay xảy ra nếu công ty không tách bạch sổ sách ngay từ đầu năm. Bên mình từng viết riêng một bài về cách hạch toán chi phí xây dựng nhà xưởng để phân biệt các khoản này. Khoản nào được vốn hóa, khoản nào tính thẳng vào chi phí trong kỳ, cần tách rõ ngay từ đầu. Phân loại đúng giúp quyết toán cuối năm nhẹ nhàng hơn nhiều.
Chuẩn bị sớm không có nghĩa là làm sổ sách hoàn hảo ngay từ tháng Giêng. Nó có nghĩa là mỗi tháng đối chiếu một lần, thay vì dồn hết vào tháng 12. Doanh nghiệp làm được điều này thường tránh được tình trạng thiếu chứng từ vào phút chót. Họ cũng ít khi bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình thêm.
Kiến thức kế toán và chứng từ trong doanh nghiệp: những hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị cho quyết toán thuế cuối năm
Hồ sơ quyết toán của doanh nghiệp xây dựng gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau. Một số công ty gom hết vào một tệp lớn, rồi loay hoay tìm khi cơ quan thuế hỏi tới. Cách làm gọn hơn là tách theo từng công trình, từng tháng, ngay từ khi phát sinh.
- Hóa đơn đầu vào mua vật liệu: thép, xi măng, cát đá, ván khuôn, kèm phiếu nhập kho đối chiếu số lượng thực tế.
- Bảng chấm công và bảng lương nhân công thi công, tách riêng theo từng công trình đang thực hiện.
- Hợp đồng thi công, biên bản nghiệm thu khối lượng, biên bản bàn giao từng hạng mục.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng cho các khoản chi trên hai mươi triệu đồng, theo đúng quy định khấu trừ.
Ngoài hóa đơn chi tiết theo công trình, doanh nghiệp còn cần báo cáo tài chính năm và sổ sách kế toán tổng hợp. Hai phần này phải khớp nhau. Sổ chi tiết công trình và báo cáo tài chính phải trùng khớp về con số. Nếu hai bên lệch nhau, cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải trình ngay.
Khâu đối chiếu này tốn thời gian nhất trong cả quy trình. Một vài công ty xây dựng bây giờ bắt đầu dùng thêm phần mềm để rà soát nhanh hơn. Chúng tôi có phân tích chi tiết trong bài cách giảm sai sót chứng từ khi khóa sổ cuối năm. Dù dùng công cụ gì, nguyên tắc vẫn không đổi: đối chiếu càng sớm, sai lệch càng ít.
Lưu ý để quá trình quyết toán thuế diễn ra suôn sẻ
Kiến thức kế toán và chứng từ trong doanh nghiệp cũng thể hiện rõ nhất ở khâu rà soát cuối cùng trước khi nộp hồ sơ. Trước ngày nộp quyết toán khoảng một tháng, chúng tôi thường khuyên khách hàng rà lại chi phí chưa đủ chứng từ hợp lệ. Đây là khoản dễ bị loại ra khỏi chi phí được trừ nhất. Ví dụ phổ biến là chi tiền mặt mua vật liệu lẻ tại cửa hàng nhỏ. Bên bán không xuất hóa đơn đỏ, chỉ đưa phiếu viết tay.
Khoản chi này vẫn có thể hợp thức hóa nếu công ty còn hợp đồng, phiếu chi và xác nhận của bên bán. Nhưng càng để lâu, càng khó tìm lại người bán để xin bổ sung giấy tờ. Rà soát ngay khi phát sinh, đừng đợi tới cuối năm mới làm.
Với công trình đã hoàn thành trong năm, hồ sơ nghiệm thu và kiểm định chất lượng cũng cần đầy đủ trước khi quyết toán. Chúng tôi từng liệt kê cụ thể trong bài hồ sơ giấy tờ khi kiểm định công trình xây dựng. Cơ quan thuế đôi khi đối chiếu hồ sơ này với bên thi công để xác minh chi phí.
Quy định thuế cho ngành xây dựng cũng hay có điều chỉnh. Đáng chú ý là phần khấu trừ chi phí vật liệu và thuế nhà thầu công trình có yếu tố nước ngoài. Cập nhật chậm một quý có thể khiến công ty tính sai số thuế phải nộp.
Nhiều nhà thầu hiện nay mở thêm kênh bán vật tư xây dựng qua mạng, kiếm thêm doanh thu ngoài mùa cao điểm. Nếu gian hàng đó được đầu tư thiết kế website cửa hàng bài bản, đơn hàng và hóa đơn bán ra ghi nhận tự động. Kế toán đối chiếu doanh thu cuối năm nhờ vậy nhàn hơn nhiều.
Kết luận
Quyết toán thuế cuối năm không phải việc có thể dồn vào một tuần cuối tháng 12. Với doanh nghiệp xây dựng, chứng từ trải dài theo từng công trình, từng nhà cung cấp, nên càng để muộn càng rối. Bên mình vẫn khuyên khách hàng dành nửa ngày mỗi tháng để đối chiếu hóa đơn và bảng lương công trình. Cách này tốt hơn nhiều so với dồn hết việc tổng hợp vào cuối năm.
Làm được như vậy, doanh nghiệp không chỉ tránh bị truy thu hay phạt vì thiếu chứng từ. Hồ sơ gọn gàng còn giúp công ty chủ động hơn khi có đoàn thanh tra. Đó cũng là cách tiết kiệm khá nhiều thời gian cho mùa quyết toán năm sau.