Kiến thức kế toán và chứng từ trong doanh nghiệp xây dựng đóng vai trò quyết định khi lập dự toán công trình. Chúng tôi từng rà soát báo cáo lợi nhuận của một công trình cho khách hàng. Trên giấy tờ, công trình có lãi. Nhưng khi hạch toán lại đầy đủ chi phí quản lý và khấu hao máy móc dùng chung, lợi nhuận thực tế lại thấp hơn nhiều so với báo cáo ban đầu.
Nguyên nhân nằm ở việc kế toán công trình chỉ tính chi phí trực tiếp như vật liệu, nhân công tại công trường. Họ quên phân bổ phần chi phí gián tiếp dùng chung, khiến bức tranh tài chính công trình bị sai lệch đáng kể.
Kiến thức kế toán và chứng từ trong doanh nghiệp: nền tảng để phân biệt chi phí trực tiếp, gián tiếp
Nhiều kế toán mới vào nghề nhầm lẫn giữa hai loại chi phí này khi phân bổ, đúng như tình huống công trình chúng tôi kể ở đầu bài. Với đặc thù ngành xây dựng, mỗi công trình đều phát sinh cả hai loại chi phí song song. Một phần gắn trực tiếp với công trình đó, phần còn lại là chi phí dùng chung cho toàn bộ doanh nghiệp.
Nếu không phân biệt rõ ràng ngay từ khâu lập dự toán, con số cuối cùng rất dễ sai lệch. Việc nắm vững chứng từ kế toán liên quan tới từng loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót này.
Phân bổ sai có thể dẫn đến dự toán thiếu chính xác, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thực tế. Đây là hệ quả nghiêm trọng nhất mà doanh nghiệp xây dựng cần tránh. Từ kinh nghiệm rà soát nhiều công trình, chúng tôi nhận thấy sai sót phổ biến nhất là bỏ sót hoàn toàn phần chi phí gián tiếp khi lập dự toán ban đầu.
Điều này dẫn tới báo giá cho khách hàng thấp hơn thực tế. Khi quyết toán, doanh nghiệp mới phát hiện công trình lãi ít hơn nhiều so với dự tính ban đầu.
Đặc điểm của chi phí trực tiếp trong công trình xây dựng
Đặc điểm cốt lõi của chi phí trực tiếp là gắn liền với từng hạng mục thi công, như vật liệu và nhân công tại công trường. Đây là những khoản chi có thể quy trực tiếp về một công trình cụ thể, ví dụ:
- Tiền mua xi măng, sắt thép cho công trình A
- Tiền công thợ xây làm việc trực tiếp tại công trường A
Các khoản này không dùng chung với bất kỳ công trình nào khác đang thi công song song.
Ưu điểm của chi phí trực tiếp là có thể xác định rõ ràng, cụ thể cho từng công trình riêng biệt. Nhờ vậy, việc hạch toán trở nên đơn giản hơn nhiều so với chi phí gián tiếp. Kế toán chỉ cần đối chiếu hóa đơn, chứng từ mua vật tư và bảng chấm công tại từng công trường. Từ những chứng từ kế toán này, doanh nghiệp có thể tính chính xác chi phí trực tiếp phát sinh mà không cần áp dụng công thức phân bổ phức tạp.
Bạn có thể tham khảo thêm nguyên tắc tính toán kết cấu thép chuẩn trong xây dựng để hiểu rõ cách xác định khối lượng vật tư. Từ đó, việc tính chi phí trực tiếp liên quan tới vật liệu kết cấu cho từng công trình sẽ chính xác hơn.
Đặc điểm của chi phí gián tiếp trong công trình xây dựng
Chi phí gián tiếp bao gồm các khoản chi phí quản lý chung, không gắn trực tiếp với một công trình cụ thể. Đây là đặc điểm phân biệt rõ ràng nhất so với chi phí trực tiếp, ví dụ:
- Lương bộ phận quản lý
- Chi phí văn phòng
- Khấu hao máy móc, thiết bị dùng chung cho nhiều công trình cùng lúc
Những khoản chi này không thể quy trực tiếp cho riêng một công trình nào. Doanh nghiệp cần phân bổ hợp lý các khoản chi phí gián tiếp giữa các công trình đang triển khai.
Cách phân bổ chi phí gián tiếp hợp lý
Nguyên tắc quan trọng là phân bổ theo tỷ lệ hợp lý, dựa trên quy mô và thời gian thi công từng dự án. Cách làm này đảm bảo tính chính xác của dự toán và quyết toán công trình. Doanh nghiệp có thể chọn một trong các cách sau:
- Phân bổ theo tỷ lệ doanh thu dự kiến
- Phân bổ theo thời gian thi công
- Phân bổ theo giá trị hợp đồng của từng công trình
Miễn là phương pháp phân bổ được áp dụng nhất quán và có căn cứ hợp lý. Tránh tình trạng tùy tiện thay đổi cách tính giữa các công trình khác nhau.
Bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn hạch toán xây dựng nhà xưởng chi tiết để có thêm ví dụ cụ thể về cách phân bổ chi phí trực tiếp và gián tiếp trong một dự án xây dựng thực tế.
Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ kế toán đi kèm
Ngoài việc phân bổ chi phí, doanh nghiệp xây dựng cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan tới công trình để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Bạn có thể tham khảo thêm giấy tờ cần có khi kiểm định công trình xây dựng để chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ, song song với công tác hạch toán chi phí.
Với những doanh nghiệp xây dựng, dịch vụ kế toán cần xây dựng kênh giới thiệu chuyên nghiệp tới khách hàng. Bạn có thể tham khảo thêm tại MONA Media để có nền tảng website vững chắc, tiếp cận đúng đối tượng khách hàng trong ngành xây dựng.
Kết luận
Phân biệt rõ ràng chi phí trực tiếp và gián tiếp giúp kế toán xây dựng lập dự toán công trình chính xác hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng lỗ ngầm do phân bổ chi phí sai lệch, đúng như bài học từ câu chuyện công trình chúng tôi kể ở đầu bài.
Việc áp dụng phương pháp phân bổ nhất quán, có căn cứ rõ ràng ngay từ khâu lập dự toán sẽ giúp doanh nghiệp có bức tranh tài chính chính xác hơn cho từng công trình. Nắm vững kiến thức kế toán và chứng từ trong doanh nghiệp chính là nền tảng để làm được điều đó.
Một quy trình phân bổ chi phí được xây dựng bài bản luôn giúp doanh nghiệp xây dựng đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn. Điều này quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ nhìn vào con số lợi nhuận bề mặt, khi chưa được hạch toán đầy đủ.