Hồ sơ pháp lý khi doanh nghiệp xây dựng thay đổi nhà thầu phụ giữa dự án là chuyện chúng tôi luôn nhắc khách hàng chuẩn bị kỹ. Có một anh chủ công ty xây dựng nhỏ từng kể cho đội ngũ chúng tôi nghe một câu chuyện khá đáng nhớ. Giữa lúc thi công một nhà xưởng, nhà thầu phụ phụ trách điện nước làm việc quá chậm. Chất lượng công việc cũng không đạt như cam kết ban đầu. Công ty buộc phải chấm dứt hợp đồng, tìm đơn vị khác thay thế. Mọi thứ tưởng đã ổn thỏa, cho tới lúc quyết toán cuối dự án. Nhà thầu cũ bất ngờ gửi công văn khiếu nại. Họ đòi thanh toán thêm cho phần việc mà họ cho là đã hoàn thành nhưng chưa được ghi nhận. Vấn đề nằm ở chỗ, công ty không có biên bản nghiệm thu rõ ràng tại thời điểm chấm dứt hợp đồng. Kết quả, họ mất khá nhiều thời gian và công sức để chứng minh khối lượng công việc thực tế đã làm. Đây chính là bài học mà chúng tôi muốn chia sẻ lại trong bài viết này.
Vì Sao Doanh Nghiệp Xây Dựng Phải Đổi Nhà Thầu Phụ Giữa Chừng?
Trong quá trình làm việc với nhiều doanh nghiệp xây dựng, chúng tôi nhận thấy một điều khá quen thuộc. Chuyện phải thay nhà thầu phụ giữa chừng dự án xảy ra thường xuyên hơn nhiều người nghĩ. Nguyên nhân phổ biến nhất vẫn là tiến độ thi công chậm hơn hẳn kế hoạch ban đầu. Khi một hạng mục bị trễ, những hạng mục thi công sau đó cũng bị kéo theo. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới ngày bàn giao toàn bộ công trình.
Chất lượng công việc không đạt yêu cầu cũng là lý do khiến nhiều chủ đầu tư phải chấm dứt hợp đồng giữa chừng. Có trường hợp nhà thầu phụ thi công ẩu. Họ dùng vật liệu không đúng như cam kết trong hợp đồng ban đầu. Cũng có trường hợp đội thi công thiếu kinh nghiệm với hạng mục kỹ thuật phức tạp. Kết quả là công trình phải làm đi làm lại nhiều lần. Điều này gây tốn kém cả thời gian lẫn chi phí.
Ngoài hai lý do trên, không ít nhà thầu phụ gặp khó khăn nội bộ giữa dự án. Có thể họ thiếu vốn xoay vòng, thiếu nhân công. Cũng có thể họ đang vướng tranh chấp với một công trình khác. Dù nguyên nhân là gì, việc thay đổi nhà thầu phụ giữa dự án luôn là tình huống nhạy cảm. Nó đòi hỏi doanh nghiệp xử lý cẩn thận về mặt pháp lý. Mục đích là tránh để phát sinh tranh chấp không đáng có về sau.
Thiếu Hồ Sơ Pháp Lý Khi Thay Đổi Có Thể Gây Ra Rủi Ro Gì?
Rủi ro rõ ràng nhất khi thiếu hồ sơ pháp lý đầy đủ chính là tranh chấp về khối lượng công việc và chi phí thanh toán. Câu chuyện anh chủ công ty chúng tôi kể ở đầu bài là ví dụ khá điển hình. Khi không có giấy tờ ghi nhận rõ ràng khối lượng đã hoàn thành, doanh nghiệp rất khó chứng minh mình đúng. Dù lý do chấm dứt hợp đồng là hoàn toàn chính đáng, thiếu bằng chứng vẫn khiến mọi việc trở nên rắc rối.
Với những bạn làm công tác kế toán công trình, câu chuyện này còn ảnh hưởng trực tiếp tới việc ghi nhận chi phí. Nó cũng ảnh hưởng tới khâu quyết toán dự án. Nếu không có biên bản nghiệm thu rõ ràng, kế toán sẽ rất khó xác định phần chi phí nào thuộc về nhà thầu cũ. Phần nào thuộc về nhà thầu mới cũng khó tách bạch nếu thiếu chứng từ gốc. Điều này kéo theo rủi ro hạch toán sai. Đôi khi nó còn khiến dự án chậm quyết toán vì thiếu tài liệu đối chiếu.
Một rủi ro khác ít người để ý tới là nguy cơ bị nhà thầu cũ khiếu nại lên cơ quan quản lý. Trong trường hợp xấu hơn, hai bên có thể phải đưa nhau ra tòa. Điều đó xảy ra khi không tìm được tiếng nói chung. Khi đó, hồ sơ pháp lý đầy đủ chính là bằng chứng quan trọng nhất để bảo vệ doanh nghiệp trước pháp luật.
Những Hồ Sơ Pháp Lý Khi Doanh Nghiệp Xây Dựng Thay Đổi Nhà Thầu Phụ Giữa Dự Án
Để tránh rơi vào tình huống bị động như câu chuyện đầu bài, chúng tôi luôn khuyên doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu. Dưới đây là những loại giấy tờ quan trọng nhất mà đội ngũ chúng tôi thường tư vấn cho khách hàng.
Biên Bản Nghiệm Thu Khối Lượng Với Nhà Thầu Cũ
Biên bản nghiệm thu là giấy tờ đầu tiên và quan trọng nhất. Cần lập ngay khi quyết định chấm dứt hợp đồng, không nên trì hoãn dù chỉ vài ngày. Hiện trạng công trình có thể thay đổi rất nhanh sau đó. Một biên bản nghiệm thu đầy đủ thường cần có những nội dung sau.
- Khối lượng công việc đã hoàn thành: ghi rõ theo từng hạng mục, kèm đơn vị tính cụ thể để dễ đối chiếu sau này.
- Đánh giá chất lượng: ghi chú rõ hạng mục nào đạt yêu cầu, hạng mục nào cần sửa chữa hoặc làm lại.
- Chữ ký xác nhận của hai bên: đại diện có thẩm quyền của nhà thầu phụ và chủ đầu tư nên ký trực tiếp vào biên bản.
- Hình ảnh, video hiện trạng: đính kèm càng chi tiết càng tốt, đặc biệt với những hạng mục khó đo đạc lại về sau.
Trường hợp nhà thầu cũ không hợp tác ký xác nhận, doanh nghiệp vẫn nên lập biên bản đơn phương. Lúc này, hình ảnh và video hiện trạng càng trở nên quan trọng. Đó gần như là bằng chứng duy nhất chứng minh khối lượng thực tế tại thời điểm chuyển giao.
Hợp Đồng Chấm Dứt Và Hợp Đồng Mới Với Nhà Thầu Thay Thế
Hợp đồng chấm dứt cần ghi rõ lý do chấm dứt và thời điểm có hiệu lực. Cách thức thanh toán phần việc đã hoàn thành cũng cần được nêu cụ thể. Trách nhiệm của mỗi bên sau khi chấm dứt cũng nên được ghi rõ. Càng chi tiết, doanh nghiệp càng ít rủi ro bị hiểu lầm hay khiếu nại về sau.
Với hợp đồng mới ký cùng nhà thầu thay thế, phạm vi công việc cần được mô tả rõ ràng. Cần tránh chồng lấn hoặc bỏ sót so với phần việc nhà thầu cũ đã làm. Chúng tôi từng thấy không ít trường hợp hai nhà thầu cùng tính phí cho một hạng mục. Nguyên nhân chỉ vì hợp đồng mới không nói rõ ranh giới công việc. Nếu bạn đang chuẩn bị soạn thảo hợp đồng mới, có thể tham khảo thêm mẫu hợp đồng nhà thầu phụ để có thêm cơ sở đối chiếu trước khi ký kết.
Đối Chiếu Khối Lượng Bàn Giao Giữa Hai Nhà Thầu
Trước khi nhà thầu mới chính thức bắt tay vào việc, chúng tôi luôn khuyên nên tổ chức một buổi khảo sát chung tại công trình. Buổi khảo sát này nên có đại diện của cả hai bên. Hiện trạng thực tế cần được ghi nhận rõ ràng, cụ thể. Phần nào đã hoàn thành đạt chuẩn, phần nào cần làm lại hoặc bổ sung, tất cả nên được liệt kê trong biên bản bàn giao.
Việc đối chiếu kỹ ngay từ đầu giúp tránh tình trạng nhà thầu mới sau này đòi tính thêm chi phí. Đây thường là chi phí cho những phần việc mà thực tế nhà thầu cũ đã hoàn thành. Chúng tôi từng gặp một trường hợp khá điển hình về chuyện này.
Một công ty xây dựng dân dụng thay nhà thầu phần móng giữa chừng dự án, nhưng không đối chiếu kỹ trước khi bàn giao. Kết quả, nhà thầu mới báo giá lại toàn bộ phần móng. Trong khi đó, phần lớn khối lượng thực tế đã được nhà thầu cũ hoàn thành đúng kỹ thuật từ trước. Công ty phải mất thêm gần hai tuần mời đơn vị thứ ba vào đo đạc, xác nhận lại khối lượng. Nhờ vậy, tranh chấp phát sinh giữa hai nhà thầu mới được giải quyết ổn thỏa.
Lưu Trữ Chứng Từ Và Kiểm Định Lại Chất Lượng Sau Chuyển Giao
Lập đầy đủ hồ sơ lúc thay đổi nhà thầu chỉ là bước đầu. Lưu trữ cẩn thận để dùng khi cần mới là điều quyết định hồ sơ đó có giá trị hay không. Chúng tôi từng gặp không ít doanh nghiệp lập đầy đủ biên bản, hợp đồng ngay lúc thay đổi nhà thầu. Nhưng vài tháng sau, khi cần dùng làm bằng chứng cho một tranh chấp phát sinh muộn, họ mới phát hiện giấy tờ đã thất lạc.
Mẹo mà đội ngũ chúng tôi hay áp dụng khi tư vấn cho khách hàng là lưu song song cả bản giấy lẫn bản scan điện tử. Toàn bộ hồ sơ liên quan tới việc thay đổi nhà thầu nên được lưu theo cách này. Đặt tên file theo tên dự án và thời gian cụ thể cũng giúp việc tra cứu về sau nhanh hơn nhiều. Bạn sẽ không phải lục tung cả một thư mục chỉ để tìm một biên bản nghiệm thu.
Với những dự án có yêu cầu cao về chất lượng, doanh nghiệp nên cân nhắc mời đơn vị kiểm định độc lập vào đánh giá lại hiện trạng. Việc này nên thực hiện ngay sau khi nhà thầu mới tiếp nhận công trình. Nó vừa giúp xác nhận khách quan phần việc nhà thầu cũ đã làm. Nó cũng là cơ sở để nhà thầu mới yên tâm tiếp tục thi công phần còn lại. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về những giấy tờ cần có khi kiểm định công trình xây dựng để chuẩn bị hồ sơ trước khi tiến hành kiểm định lại.
Cân Nhắc Thuê Nhà Thầu Mới Hay Điều Chỉnh Nguồn Lực Nội Bộ
Trước khi vội vàng ký hợp đồng với một nhà thầu phụ hoàn toàn mới, một số doanh nghiệp nên cân nhắc thêm một phương án khác. Đó là điều chuyển nhân sự nội bộ để tiếp quản phần việc còn dang dở. Phương án này đôi khi giúp tiết kiệm thời gian làm quen công trình. Đội ngũ nội bộ vốn đã nắm được tiến độ và đặc thù dự án từ trước.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ nhân lực nội bộ để làm việc này. Điều này đặc biệt đúng với những hạng mục kỹ thuật đặc thù như điện, nước hay cơ khí. Trong trường hợp đó, thuê nhà thầu phụ mới vẫn là lựa chọn hợp lý hơn về chi phí lẫn thời gian. Nếu doanh nghiệp của bạn đang phân vân giữa hai phương án này, có thể tham khảo thêm bài so sánh giữa đào tạo đội ngũ nội bộ và thuê nguồn lực bên ngoài để có thêm góc nhìn trước khi quyết định.
Hồ Sơ Rõ Ràng Cũng Là Cách Xây Dựng Uy Tín Với Khách Hàng
Một doanh nghiệp có thói quen lập hồ sơ pháp lý rõ ràng mỗi khi thay đổi nhà thầu phụ. Đó thường cũng là doanh nghiệp làm việc chuyên nghiệp ở nhiều khâu khác. Sự chuyên nghiệp đó không chỉ nằm ở giấy tờ nội bộ. Nó còn thể hiện ra bên ngoài, ở cách doanh nghiệp giới thiệu năng lực của mình với khách hàng và đối tác.
Nếu doanh nghiệp xây dựng của bạn đang muốn mở rộng thêm kênh giới thiệu dịch vụ, báo giá vật liệu hay năng lực thi công một cách bài bản hơn, có thể tham khảo dịch vụ thiết kế website bán hàng. Đây là một kênh trình bày chuyên nghiệp, giúp tiếp cận khách hàng mới song song với việc quản lý hồ sơ dự án nội bộ.
Kết Luận
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ pháp lý giúp doanh nghiệp xây dựng tránh được không ít rắc rối khi phải thay đổi nhà thầu phụ giữa dự án. Câu chuyện anh chủ công ty chúng tôi kể ở đầu bài là lời nhắc nhở khá thiết thực. Một biên bản nghiệm thu thiếu sót đôi khi khiến doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để chứng minh điều vốn dĩ đúng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cân nhắc thay nhà thầu phụ cho một dự án đang thi công dở dang, hãy chủ động lập biên bản nghiệm thu ngay từ đầu. Soạn hợp đồng chấm dứt rõ ràng và giữ gìn cẩn thận toàn bộ chứng từ liên quan cũng quan trọng không kém. Sự chuẩn bị kỹ càng này chính là cách hiệu quả nhất để tránh những tranh chấp tốn kém thời gian, tiền bạc về sau.