Chúng tôi từng nhận được tin nhắn từ một anh chủ doanh nghiệp xây dựng quy mô nhỏ. Anh muốn chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH vì đơn hàng ngày một nhiều hơn. Lần nộp đầu tiên, hồ sơ bị trả lại vì thiếu quyết định chuyển đổi. Lần thứ hai lại thiếu điều lệ công ty mới. Mỗi lần bị trả về, anh phải chờ thêm cả tuần rồi làm lại gần như từ đầu.
Chuyện này trong ngành không hiếm. Bộ hồ sơ chuyển đổi loại hình gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau, và chỉ thiếu một mục là cả bộ bị dừng lại. Theo kinh nghiệm của đội ngũ chúng tôi, phần lớn vấn đề không nằm ở chỗ làm sai. Nó nằm ở chỗ chưa có một danh sách đầy đủ ngay từ đầu, nên ai cũng làm theo cảm tính.
Doanh nghiệp xây dựng thường vướng ở đâu?
Đa số đội thi công quen dồn thời gian cho công trình hơn là thủ tục hành chính. Ít ai có điều kiện ngồi đọc kỹ từng văn bản quy định. Khi quá trình chuyển đổi kéo dài, hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng ngay lập tức. Có doanh nghiệp phải tạm dừng ký hợp đồng mới với khách hàng và nhà cung cấp trong lúc chờ hồ sơ hoàn tất. Khoảng trống đó thường tốn kém hơn người ta nghĩ rất nhiều.
Bỏ sót giấy tờ là lý do chính khiến hồ sơ bị trả nhiều lần. Việc này không chỉ mất thời gian. Nó còn làm lệch kế hoạch ký kết đã định sẵn, nhất là khi công trình đang ở giai đoạn nghiệm thu hoặc chờ nhận tạm ứng. Bạn sẽ thấy rõ hơn điều này khi đặt tiến độ hồ sơ cạnh tiến độ thi công thực tế.
Các loại hồ sơ pháp lý cơ bản cần chuẩn bị
Giấy tờ đầu tiên và quan trọng nhất là quyết định chuyển đổi loại hình. Văn bản này cho thấy chủ doanh nghiệp hoặc hội đồng thành viên đã thống nhất việc chuyển đổi. Không có quyết định này thì mọi bước phía sau đều không thể tiến hành. Vì vậy, nên soạn và thông qua trước khi làm bất kỳ thủ tục nào khác.
Đi kèm với quyết định là điều lệ công ty mới. Điều lệ phải phù hợp với loại hình sau khi chuyển đổi. Không thể giữ nguyên bản điều lệ cũ của hộ kinh doanh hay của công ty trước đó. Đây là lỗi chúng tôi gặp nhiều nhất. Doanh nghiệp nộp đủ quyết định nhưng quên điều lệ, nhất là khi tự chuẩn bị mà không có ai quen việc hỗ trợ.
Giấy tờ liên quan đến vốn điều lệ và cơ cấu tổ chức cũng cần đầy đủ. Vốn điều lệ phải khai đúng với thực tế góp vốn của các thành viên hoặc cổ đông mới. Cơ cấu tổ chức cần ghi rõ ai làm giám đốc, ai phụ trách kế toán trưởng. Không nên để trống hay ghi chung chung khi nộp lên cơ quan đăng ký kinh doanh. Đây là chỗ cán bộ hồ sơ thường yêu cầu bổ sung nhiều nhất.
Với doanh nghiệp xây dựng, việc chuyển đổi đôi khi kéo theo thay đổi về nhà thầu phụ đang hợp tác. Nếu bạn đang có kế hoạch này, có thể tham khảo thêm bài hồ sơ pháp lý khi đổi nhà thầu phụ giữa dự án để chuẩn bị song song.
Những lưu ý trước khi nộp hồ sơ
Trước khi nộp, cần rà lại toàn bộ nghĩa vụ thuế và tài chính. Doanh nghiệp nên bảo đảm không còn nợ thuế. Nếu còn, hãy lên kế hoạch xử lý rõ ràng với cơ quan thuế ngay từ đầu. Vướng mắc thuế phát sinh sau khi đã chuyển đổi thường khó xử lý hơn nhiều so với xử lý trước khi làm thủ tục.
Doanh nghiệp xây dựng còn có khoản quyết toán thuế cuối năm cần lưu ý trong giai đoạn này. Bạn có thể đọc thêm quyết toán thuế cuối năm cho doanh nghiệp xây dựng để chuẩn bị đầy đủ trước khi bước vào quy trình chuyển đổi.
Đừng quên cập nhật thông tin cho đối tác
Sau khi hoàn tất thủ tục, bước tiếp theo là thông báo cho đối tác và nhà cung cấp. Tên công ty và mã số thuế mới cần được gửi lại cho từng bên. Làm ngay từ đầu sẽ tránh được sai sót trên hóa đơn và hợp đồng về sau, loại lỗi khá tốn công sửa. Nên lập danh sách đối tác và gửi thông báo theo từng nhóm để không sót ai.
Nếu công trình đang thi công cần thêm giấy tờ kiểm định, bạn có thể xem kiểm định công trình xây dựng cần có những giấy tờ gì. Nhiều đơn vị kiểm định yêu cầu thông tin pháp lý mới nhất trước khi cấp giấy. Chuẩn bị đồng thời sẽ tiết kiệm được một vòng làm lại.
Kết luận
Chuẩn bị đủ hồ sơ pháp lý ngay từ lần nộp đầu tiên giúp doanh nghiệp xây dựng chuyển đổi loại hình công ty nhanh hơn và ít vướng mắc hơn. Như anh chủ doanh nghiệp ở đầu bài, chỉ cần một danh sách rõ ràng từ trước là đủ để tránh chuỗi trả hồ sơ kéo dài. Khi đã nắm chắc từng giấy tờ, quá trình chuyển đổi sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.